مولد فاتورة

ما يحتاجه كل فاتورة

إدارة الضرائب

• الأسعار الشاملة للضريبة (شائعة في الاتحاد الأوروبي والمملكة المتحدة): يحتوي سعر كل بند على ضريبة القيمة المضافة مسبقًا، وتوضح الفاتورة ذلك.
• الأسعار غير شاملة للضرائب (شائع في الولايات المتحدة): كل بند يُعرض بقيمة صافية؛ ويتم إضافة الضريبة عند سطر المجموع الجزئي.
• يمكن تطبيق معدلات ضريبية متعددة لكل سطر (مثلاً في المملكة المتحدة: معدل قياسي بنسبة 20٪، ومعدل مخفض بنسبة 5٪، ومعدل صفرًا بنسبة 0٪).
• التحصيل العكسي للضريبة المضافة: تُحمّل الخدمات العابرة للحدود ضمن اتفاقية الاتحاد الأوروبي بين الشركات (B2B) عبء ضريبة القيمة المضافة على المشتري؛ ويجب أن ينص فاتورتك على عبارة “ينطبق التحصيل العكسي للضريبة المضافة”، مع حذف سطر الضريبة المضافة.

الترقيم والامتثال

يجب أن تكون أرقام الفواتير تسلسليّة وفريدة من نوعها. تحظر معظم الولايات والمناطق القانونية وجود فجوات بين الأرقام (لا يُسمح بتجاهل رقم فاتورة)، حتى في حال عدم إرسال السند قط. يقوم المولّد تلقائيًا بزيادة الرقم تدريجيًا، ويُصدر تنبيهًا إذا حاولت تكرار رقم معين.

تتطلب بعض الدول (إيطاليا، البرتغال، إسبانيا، وأجزاء من أمريكا اللاتينية) تقديم الفواتير إلى السلطات الضريبية في الوقت الفعلي (الفاتورة الإلكترونية، SdI، SII). لا يتوافق هذا الأداة مع تلك المنصات؛ لذا يُنصح باستخدام برنامج متخصص للفاتورة الإلكترونية إذا كان ذلك مناسبًا بالنسبة لك.

الأخطاء الشائعة

• إعادة استخدام أرقام الفواتير: إذا قمت بإلغاء فاتورة، يجب إصدار سند ائتماني يشير إليها؛ ولا يجوز إعادة استخدام الرقم نفسه.
• نقص رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة (VAT/GST): وفي حال عدم توفره، غالبًا ما لا يمكن للمشتري استرداد هذه الضريبة.
• الوصف غير الدقيق: عبارة “الاستشارات – مايو” لا تفي بمتطلب “وصف السلع أو الخدمات” في معظم الولايات القضائية؛ لذا يجب تضمين تواريخ أو ساعات عمل أو رموز المشاريع.
• رمز العملة أو الفاصل العشري غير الصحيح: تعني القيمة 1,200.00 ألفًا ومئتين في الولايات المتحدة (الفاصلة فاصل آلاف)، لكنها تُقرأ 1.2 (الفاصلة فاصلة عشرية) في كثير من دول الاتحاد الأوروبي. لتجنب أي التباس، اتبع العُرف المحلي أو اكتب المبلغ بالحروف.